KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI

Pengertian arsip :
Menurut UU No.7 1971 : Naska-naskayang dibuat dan di terima oleh lembaga-lembaga Negara, badan-badan pemerintah, lembaga/badan-badan swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun, dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan dan kehidupan kebangsaan.

Menurut Walne, 1986 : records is recorded information, regerdless of form or medium, created, received and maintained by an organization/institution in the conduct of ist business.

Pengertian Dokumentasi
Semua tulisan yang di kumpulkan dan disimpan yang dapat digunakan bila diperlukan, juga gambar atau foto

Pentingnya arsip
- Presiden panama Richardo J. Alfaro tahun 1937 dalam pertemuan sociaty of American Archivist mengatakan bahwa “arsip merupakan saksi bisu, tak terpisahkan, handal, yang memberi kesaksian terhadap keberhasilan, kegagalan dan pertumbuhan bangsa”.
- Taufik Abdullah (1979), arsip merupakan tambang emas bagi penulisan sejarah dan sumber arsip menduduki tempat yang dominant dalam penelitian sejarah.

Fungsi Arsip
Di bedakan menjadi 2 :
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.

2. Arsip Statis
Adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara tetapi mempunyai nilai kesejarahan.

Keunikan arsip :
1. Arsip bukanlah sekedar informasi dalam bentuk fakta tetapi lebih detail lagi;
2. Arsip merupakan suatu hubungan yang menyluruh, lengkap dengan jumblah yang tidak dapat di bagi-bagi tetapi bagian-bagiannya satu sama lain saling menjelaskan;
3. Arsip merupakan ekspresi pengetahuan dan pengalaman;
4. Arsip merupakan dari segala yang di pikirkan;
5. Arsip konsisten dan tidak berubah;
6. Arsip merupakan akar kebudayaan dan peradaban alam segala dimensi;
7. Arsip mewakili ingatan yang jauh lebih berharga dari ingatan seseorang/kelompok;
8. dunia tanpa arsip ibarat dunia tanpa memori.

Bentuk dan corak Arsip :
1. Arsip tekstual (textual records)
Arsip berupa teks yakni yang di tulis tangan atau di ketik, arsp ini terekm di kertas.
Contoh : laporan
2. Arsip Pandang dengar (audio-visual records)
Arsip yang bisa di pandang dan di dengar
Contoh :
- gambar statis
- citra bergerak
- rekaman suara
3. Arsip katografi dan kearsitekturan (catographi and architectur)
Cotoh : petah dan denah
4. Arsip komputer

Sejarah keasipan di indonesia
- Organisasi kearsipan di Indonesia yang di kenal sekarang resminya dimulai pada tahun 1892 di saat pemeritah hindia belanda mendirikan kantor tempat penampungan arsip pemerintah hindia belanda maupun arsip pemerintah sebelumnya yaitu arsip VOC (landsarschief).
- Sejak tahun 1892 terdapat seorang pejabat khusus yang di angkat sebagai landsarschiefaris pertama untuk menangai arsip-arsip hindia belanda dan VOC yaitu Mr. J. A. Van Der Chijs.
- Pejabat-pejabat landsarschiefaris :
1. Mr. J. A. Van Der Chijs (1892-1905)
2. Dr. De. Haan (1950-1922)
3. Prof. Dr. Godee Molse Bergen (1922-1937)
4. Dr. Ver Hoeven (1937-194

Arsip yang belum tersimpan :
1. arsip-arsip Kolonial

1.1. arsip javasche bank (1828-1953)
arsip ini mesi tersimpan di bank Indonesia

1.2. arsip departemen Verkeer en waterstaat(1934-1942)
arsip ini masi disempan dipusat arsip departemen pekerjaan umum di ceteureup

1.3. arsip departemen burgerlijke openbare werken (1860-1933)
arsip ini masi disempan dipusat arsip departemen pekerjaan umum di ceteureup

1.4. arsip dienst van mijnwesen (1908-1942)
arsip ini masi di simpan di bandung di salah satu direktorat di bawah departemen
pertambangan dan energi

1.5. arsip timor Portugis (1911-1975)
arsip ini masi di sempan di dili.

2. arsip-arsip daerah setelah tahun 1945
tiga perwakilan arsip nasional:
I. ujung pandang untuk daerah tingkat I Sulawesi Selatan
II. Banda aceh untuk daerah Istimewa Aceh
II. Semarang untuk daerah tingkat I Jawa Tengah.